１月の社内イベント、餅つき大会の幹事を務めました、Ｊです。

皆さん、『幹事』ってやったことありますか？
これまでイベントの幹事などという立場からは遠いところで生きてきた私が、やってみました。

焦ったり迷ったりしましたが、結果的にはイベントを無事に楽しく終えることができたのではないかと思います。

イベントの概要としては、土曜日の13時から餅つき大会。
お餅ができ次第、新年会(飲み会)の始まり。

ただそれだけのことなんです。
ざっくり言うとたった２行で表せるイベント。

だけど実際に幹事をやってみると、考えることが多いこと。。
今回は幹事として何を迷ったのかをお伝えします。

やることは主に３つ。
・道具の調達
・メニューを決める
・当日の調理の指示

①まず、餅つきに使う石臼や杵をレンタルしなければいけません。

最初に見積もりをとる段階で想定外のこと（在庫切れで例年よりも見積金額が跳ね上がってしまいました）がおきてしまい、危うく餅つき大会が中止になるところでした。

恒例行事であり告知済みのイベントを中止にするわけにはいかない！と焦りました。
結果的に数社から見積もりを取ったことで例年より安く調達できたのですが、
『例年○○という業者を使っているからその業者を使わなければいけない』と完全に思い込んでしまっていました。

無事に道具を調達できるとわかったときの安堵感と達成感…思い込みって恐ろしいですね。

②お餅と一緒に食べる、新年会のメニューを考える。

プライムハートは基本的に社員達で手作りの料理を揃え、事務所で飲み会をします。
今回も例外ではなく、まずはメニューを考えなければいけません。

参加人数も、調理メンバーも確定していなくて、何人で何人分を調理するのかも不明。

限られた調理道具で、限られた熱源（コンセントやアンペア数）で、限られた時間で作れる料理。
予算以内で、お餅と一緒においしく食べられて、誰でも作れるもので、家庭的なものも食べてもらいたい。

ある程度メニューを固めて他に改善点が無いかと先輩に助言を求めたところ、たった一言『とりあえずやってみー』。
この言葉にまたハッと気付かされます。

そうだ、まずやってみればいい。
この一言ではなく、『○○にしたら？』などと具体案を出されていたら、きっと私はそれをそのまま鵜呑みにして、実行していたでしょう。
しかし『やってみて！』の一言だったおかげて、自分で考えて決定する、という行動を取れました。

(結局ずっと考えていたメニューでは無く、数時間で新しくパパッと決めたメニューになりました)

③当日の指揮を取る。

朝９時からお手伝いに集まって下さった調理お手伝いメンバーに、何をどう作るかお伝えします。
一から作業を指示するって、あまりやったことないなぁと思いつつ、作業をお願いするのですが、これが難しかったです。

メニューは可能な限り簡単に作れるようにしたものだったのでむしろ時間が余ってしまいました。
次やるときはもっとタイムスケジュールを練ってみたり、手際も考えなければと思いました。

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初めて幹事を務めましたが、昨年･一昨年に幹事を務めて下さった先輩、いつも調理を担当して下さってる先輩方、普段から様々なことを教えて下さってる先輩…沢山の方に助言をいただいて無事にイベントを終えることが出来ました。

幹事をやるに当たって気をつけたことは『裏方、指示役に徹すること』。
きっと調理側に回ってしまうと周りが見えなくなってしまうと思ったので、極力調理にも参加しないようにしました。

これが最善だったか、もっと上手いやり方があったかはわかりませんが、
周りが見える位置にいないときっと何もできなくなってしまっていたのでそこはよかったかなと考えています。

初動の遅さ、詰めの甘さをまた実感したイベントでしたが、次こそはもっとスムーズに事を進められるようにします。

『イベント成功だね』
『がんばってよかったね』
『この料理美味しい！』
と皆さんがちゃんと声を掛けて下さるところは、プライムハートの良いところの一つだと思っています。

きちんと声に出して声を掛けていただけることで、不安が自信に繋がります。
良い先輩方に恵まれたなと改めて思ったイベントでした。